Dịch vụ công chứng ở Úc (Justice of the Peace & Notary Public)

Tương tự Việt Nam, Úc cũng yêu cầu công chứng giấy tờ bản sao thay vì bản chính khi thực hiện một số thủ tục hành chính. Công chứng bản sao có thể được thực hiện bởi rất nhiều người trong danh sách các đối tượng được ghi rõ trong luật của Chính phủ Úc, bao gồm luật sư, bác sĩ, điều dưỡng… Chi tiết các đối tượng có thể công chứng bản sao tại link. Tuy nhiên, Justice of the Peace và Notary Public thông dụng nhất vì ngoài công chứng bản sao còn có thể thực hiện các công việc khác, đặc biệt Justice of the Peace không tốn phí và có mạng lưới rộng lớn khắp nước Úc. Hai hình thức này có những điểm khác biệt cơ bản cần nắm rõ để tránh nhầm lẫn khi làm giấy tờ.

Justice of the Peace

Justice of the Peace (JP) có chức năng xác thực các loại giấy tờ và tài liệu, đây là dịch vụ công chứng cộng đồng hoạt động như một nhân chứng độc lập và khách quan. JP ở Úc có nguồn gốc từ Anh vào thời vua Richard the Lionheart (1195) khi vua ủy phái một số hiệp sĩ làm Người canh giữ Hòa bình (Keeper of the Peace) nhằm đảm bảo pháp luật được thực hiện ở những khu vực có mầm mống nổi loạn, về sau thời vua Edward Đệ Tam đổi tên thành Justice of the Peace. Do đó, JP đã trở thành một trong những danh hiệu lâu đời nhất trong hệ thống luật pháp.

Chức năng chính của JP là chứng kiến một người khai báo theo luật định hoặc lập bản tuyên thệ, xác nhận bản sao của một tài liệu chính xác theo bản gốc. Những giấy tờ được JP chứng nhận có tính đảm bảo pháp lý từ bên thứ ba nên rất quan trọng đối với tòa án, cơ quan chính phủ hay các tổ chức ở Úc trong trường hợp yêu cầu thủ tục giấy tờ. 

Mẫu dấu chứng thực JP ở bang Tây Úc.

 Mẫu dấu chứng thực JP ở bang New South Wales.

Justice of the Peace còn là từ chỉ người thực hiện công việc công chứng. Những người tự nguyện trở thành JP cần đáp ứng các yêu cầu của tiểu bang (trên 18 tuổi, có quốc tịch Úc, được đề cử bởi một thành viên Quốc hội…), hoàn thành bài kiểm tra kiến thức, nếu thông qua sẽ được thống đốc bang bổ nhiệm và đọc lời tuyên thệ nhậm chức.

Thư viện địa phương, bưu điện và một số hiệu thuốc là những nơi thường cung cấp dịch vụ JP. Mỗi tiểu bang đều có mạng lưới JP để đáp ứng nhu cầu của người dân và có thể dễ dàng tìm người công chứng thông qua trang tìm kiếm chính thức của tiểu bang: New South Wales, Victoria, Queensland, South Australia, Western Australia, Tasmania.

Giấy chứng nhận một người đủ điều kiện trở thành JP.

Quyền hạn của JP thay đổi theo quy định của từng tiểu bang. Chẳng hạn, JP thuộc New South Wales chỉ có thể thực hiện nhiệm vụ công chứng khi có mặt ở tiểu bang và được yêu cầu gặp mặt người cần công chứng cũng như trực tiếp xem xét giấy tờ. Trong khi đó, JP thuộc bang Nam Úc có thể chứng nhận các tài liệu ngay cả khi không có mặt trong lãnh thổ địa lý của bang, miễn là tài liệu đó có hiệu lực tại Nam Úc.

Notary Public

Notary Public cũng là dịch vụ công chứng hoạt động như một nhân chứng độc lập để xác minh lời khai, lời tuyên thệ và chứng nhận các bản sao y bản chính. Thủ tục yêu cầu giấy tờ cần sự công chứng của Notary Public chủ yếu liên quan đến các hoạt động vượt ra ngoài lãnh thổ Úc và có tính chất quốc tế. Vì vậy, Notary Public còn được mô tả là “JP phiên bản quốc tế” (international Justice of the Peace).

Con dấu Notary Public phải được đăng ký với bộ Ngoại giao và Thương mại Úc.

Tùy theo mức độ phức tạp của giấy tờ cần công chứng mà quy trình chứng nhận có thể từ 1 đến 3 bước:

  • Quy trình 1 bước: Notary Public công chứng tài liệu trước khi người sử dụng tài liệu gửi ra nước ngoài.
  • Quy trình 2 bước: Notary Public công chứng tài liệu, sau đó bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (The Department of Foreign Affairs and Trade – DFAT) xác nhận lại một lần nữa trước khi tài liệu được gửi ra nước ngoài.
  • Quy trình 3 bước: Notary Public công chứng tài liệu, sau đó bộ Ngoại giao và Thương Mại xác thực, cuối cùng chuyển đến cho lãnh sự quán hoặc đại sứ quán có liên quan để chứng thực lần cuối trước khi gửi tài liệu ra nước ngoài.

Tương tự JP, Notary Public còn chỉ người thực hiện dịch vụ công chứng. Tuy nhiên, do mức độ pháp lý của Notary Public cao hơn JP nên người giữ nhiệm vụ Notary Public cần trải qua quá trình xét duyệt lâu hơn trước khi được tòa án tối cao của tiểu bang hoặc vùng lãnh thổ trao quyền. Yêu cầu cơ bản của người cung cấp Notary Public đầu tiên phải là luật sư hoạt động ít nhất 5 năm liên tục và có chứng chỉ hành nghề của Úc.

Sự khác nhau giữa Justice of the Peace và Notary Public

Về chức năng, JP và Notary Public đều là bên thứ 3 đứng ra xác thực giấy tờ hoặc lời khai, lời tuyên thệ nhằm đảm bảo các tài liệu đó hợp pháp. Tuy nhiên phạm vi hiệu lực của hai hình thức công chứng này khác nhau. Tài liệu do JP công chứng có hiệu lực trong phạm vi lãnh thổ nước Úc, còn tài liệu do Notary Public chứng nhận không chỉ có hiệu lực ở Úc mà còn có hiệu lực quốc tế. Nói cách khác, Notary Public có thể thay thế JP nhưng JP không thể thay thế Notary Public.

Người thực hiện dịch vụ JP đến từ tất cả các bộ phận của cộng đồng mà không phân biệt ngành nghề. Trong khi đó, người đảm nhận công việc Notary Public là luật sư có kinh nghiệm, và do vậy có khả năng đưa ý kiến về các vấn đề pháp lý. Ngoài ra, việc gặp JP thường không cần đặt lịch hẹn trước trong khi Notary Public cần phải thực hiện điều này.

Sự khác nhau giữa JP và Notary Public cuối cùng nằm ở phí dịch vụ. JP là dịch vụ công chứng hoàn toàn miễn phí do các cá nhân đủ điều kiện tự nguyện thực hiện. Trên thực tế, sẽ bắt gặp trường hợp một số cá nhân đại diện cộng đồng như bác sĩ, chuyên viên tâm lý, kế toán… thu phí công chứng tài liệu, tuy nhiên hành động này không phạm pháp vì những người trên không phải là JP. Nếu phát hiện JP thu phí dịch vụ, người làm giấy tờ có thể khiếu nại lên chính quyền.

Ngược lại, Notary Public là dịch vụ công chứng tính phí và nhìn chung mức phí khá cao. Phí dịch vụ khác nhau tùy thuộc vào Notary Public, mức có thể tính theo thời gian hoặc dựa vào tính chất tài liệu cần công chứng.

Mức phí tính theo thời gian của một Notary Public ở Melbourne.

Mức phí của Notary Public tính theo thời gian và tính chất tài liệu ở bang New South Wales.

Bài viết chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin nói chung và không đề cập đến hoàn cảnh cá nhân của bạn. Bạn nên tìm kiếm các tư vấn về pháp lý hoặc chuyên môn độc lập riêng nếu có thắc mắc liên quan đến nội dung của bài viết. HALI Australia sẽ không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với bất kỳ kết quả, hậu quả, thiệt hại hoặc tổn thất nào bắt nguồn dù là trực tiếp hay gián tiếp từ việc sử dụng và/hoặc áp dụng thông tin và/hoặc các quyết định, hành động của bạn dựa trên thông tin của các Bài viết này.

Get in touch

Give us a call or fill in the form below and we'll contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.